Unternehmens-Compliance in den VAE: Jährliche Pflichten und regulatorische Anforderungen

Key facts

Verlängerung der Handelslizenz

Jede Unternehmenseinheit in den VAE muss ihre Handelslizenz jährlich verlängern. Das Verfahren unterscheidet sich zwischen Freihandelszonen und Festlandbehörden, erfordert aber in der Regel aktualisierte Mietverträge (Ejari auf dem Festland), die Zahlung der Verlängerungsgebühren sowie die Einreichung aktualisierter Angaben zu Gesellschaftern und Geschäftsführung. Eine verspätete Verlängerung löst Bußgelder aus und kann zur Aussetzung der Lizenz führen.

• Beginnen Sie den Verlängerungsprozess mindestens 30 Tage vor Ablauf.
• Stellen Sie sicher, dass Ihr Büromietvertrag bzw. Ejari aktuell ist — die meisten Behörden verlangen einen Nachweis.
• Verlängerungen in Freihandelszonen werden in der Regel über das Online-Portal der jeweiligen Zone abgewickelt.
• Verlängerungen auf dem Festland laufen über das Department of Economic Development (DED).

Erklärung zum Ultimate Beneficial Owner (UBO)

Alle Gesellschaften in den VAE müssen ihre Ultimate Beneficial Owners angeben — die natürlichen Personen, die die Einheit letztlich besitzen oder kontrollieren. Diese Anforderung gilt für Festland- und Freihandelszonen-Gesellschaften gleichermaßen und ist Teil des Rahmens der VAE zur Bekämpfung der Geldwäsche.

• UBOs müssen natürliche Personen sein, keine juristischen Personen.
• Änderungen der Eigentümerstruktur müssen unverzüglich gemeldet werden.
• Verstöße können zu Bußgeldern und zur Aussetzung der Lizenz führen.
• Die Erklärung wird in der Regel im Rahmen der Lizenzverlängerung eingereicht.

Economic Substance Regulations (ESR)

Gesellschaften, die „relevant activities“ ausüben — darunter Bankgeschäfte, Versicherungen, Fondsverwaltung, Leasingfinanzierung, Hauptverwaltung, Schifffahrt, Holdinggesellschaft, geistiges Eigentum sowie Vertriebs- und Dienstleistungszentren —, müssen eine angemessene wirtschaftliche Substanz in den VAE nachweisen. Das bedeutet qualifizierte Mitarbeitende, angemessene Räumlichkeiten und wesentliche einkommenserzeugende Tätigkeiten, die in den VAE ausgeübt werden.

• Reichen Sie innerhalb von 6 Monaten nach Ende des Geschäftsjahres die jährliche ESR-Meldung (notification) ein.
• Reichen Sie bei Ausübung relevanter Tätigkeiten innerhalb von 12 Monaten einen vollständigen ESR-Bericht ein.
• Bußgeld bei unterlassener Meldung im ersten Jahr: AED 20,000; im zweiten Jahr: AED 50,000.
• Für Holdinggesellschaften gelten reduzierte Substanzanforderungen.

Verwaltung von Visa und Establishment Card

Die Visa-Quote Ihres Unternehmens ist an Ihre Bürofläche und Ihren Lizenztyp gebunden. Die Verwaltung von Visa — einschließlich Mitarbeiter-, Investoren- und Angehörigenvisa — erfordert sorgfältige Planung. Establishment Cards müssen zusammen mit der Handelslizenz verlängert werden.

• Die Visa-Quoten variieren: Freihandelszonen weisen sie je Arbeitsplatz bzw. Bürogröße zu, das Festland je Bürofläche.
• Stornieren Sie Visa unverzüglich, wenn Mitarbeitende ausscheiden, um fortlaufende Haftung zu vermeiden.
• Für Festland-Gesellschaften ist die Verlängerung der Establishment Card verpflichtend.
• Einwanderungsrechtliche Bußgelder für überschrittene oder nicht verwaltete Visa können erheblich sein.

Prüfung und Finanzberichterstattung

Die Prüfungsanforderungen unterscheiden sich zwischen den Rechtsräumen der VAE. Viele Freihandelszonen verlangen im Rahmen der Lizenzverlängerung jährlich geprüfte Jahresabschlüsse. Festland-Gesellschaften benötigen je nach Rechtsform und Umsatz möglicherweise geprüfte Abschlüsse. Die 2023 eingeführten Corporate-Tax-Pflichten haben die Bedeutung einer ordnungsgemäßen Finanzbuchführung erhöht.

• JAFZA, DMCC und die meisten ADGM-Einheiten verlangen jährlich geprüfte Abschlüsse.
• Festland-LLCs oberhalb bestimmter Umsatzschwellen benötigen möglicherweise eine Prüfung.
• Führen Sie von Tag eins an eine ordnungsgemäße Buchführung — eine rückwirkende Aufarbeitung ist kostspielig.
• Bewahren Sie Aufzeichnungen mindestens 5 Jahre lang auf, wie es das Steuerrecht der VAE verlangt.

Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten

Häufig gestellte Fragen

Sources & references

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