Cumplimiento normativo empresarial en los EAU: obligaciones anuales y requisitos regulatorios

Key facts

Renovación de la licencia comercial

Toda entidad empresarial de los EAU debe renovar su licencia comercial anualmente. El proceso varía entre las zonas francas y las autoridades de mainland, pero por lo general exige contratos de arrendamiento actualizados (Ejari en mainland), el pago de las tasas de renovación y la presentación de información actualizada sobre accionistas y administración. La renovación tardía conlleva multas y puede dar lugar a la suspensión de la licencia.

• Inicia el proceso de renovación al menos 30 días antes del vencimiento.
• Asegúrate de que el contrato de arrendamiento de tu oficina o el Ejari esté vigente — la mayoría de las autoridades exigen un justificante.
• Las renovaciones en zona franca se gestionan normalmente a través del portal en línea de la zona.
• Las renovaciones de mainland se tramitan a través del Department of Economic Development (DED).

Declaración de Ultimate Beneficial Owner (UBO)

Todas las empresas de los EAU deben declarar a sus Ultimate Beneficial Owners (titulares reales últimos) — las personas físicas que en última instancia poseen o controlan la entidad. Este requisito se aplica por igual a las empresas de mainland y de zona franca, y forma parte del marco de los EAU contra el blanqueo de capitales.

• Los UBO deben ser personas físicas, no entidades jurídicas.
• Los cambios en la estructura de propiedad deben comunicarse con prontitud.
• El incumplimiento puede acarrear multas y la suspensión de la licencia.
• La declaración se presenta normalmente durante la renovación de la licencia.

Economic Substance Regulations (ESR)

Las empresas que realizan «actividades relevantes» — incluidas las de banca, seguros, gestión de fondos, arrendamiento financiero, sede central, transporte marítimo, sociedad holding, propiedad intelectual y centro de distribución/servicios — deben demostrar una sustancia económica adecuada en los EAU. Esto significa contar con empleados cualificados, instalaciones adecuadas y actividades principales generadoras de ingresos realizadas en los EAU.

• Presenta una notificación ESR anual dentro de los 6 meses siguientes al cierre del ejercicio financiero.
• Presenta un informe ESR completo dentro de los 12 meses si realizas actividades relevantes.
• Sanción por no presentar el primer año: AED 20,000; segundo año: AED 50,000.
• Las sociedades holding tienen requisitos de sustancia reducidos.

Gestión de visados y de la establishment card

La cuota de visados de tu empresa está vinculada a tu espacio de oficina y al tipo de licencia. Gestionar los visados — incluidos los de empleado, los de inversor y los de familiares dependientes — requiere una planificación cuidadosa. Las establishment cards deben renovarse junto con la licencia comercial.

• Las cuotas de visados varían: las zonas francas asignan por puesto de trabajo/tamaño de oficina; mainland, por superficie de oficina.
• Cancela los visados con prontitud cuando los empleados se vayan para evitar responsabilidades continuadas.
• La renovación de la establishment card es obligatoria para las empresas de mainland.
• Las multas de inmigración por visados con estancia excedida o no gestionados pueden ser considerables.

Auditoría e información financiera

Los requisitos de auditoría varían entre las jurisdicciones de los EAU. Muchas zonas francas exigen estados financieros auditados anuales como parte de la renovación de la licencia. Las empresas de mainland pueden necesitar estados financieros auditados en función de su estructura jurídica y de sus ingresos. Las obligaciones del Corporate Tax (impuesto de sociedades) introducidas en 2023 han aumentado la importancia de mantener registros financieros adecuados.

• JAFZA, DMCC y la mayoría de las entidades de ADGM exigen estados financieros auditados anuales.
• Las LLC de mainland por encima de determinados umbrales de ingresos pueden necesitar auditorías.
• Mantén una contabilidad adecuada desde el primer día — prepararla con carácter retroactivo resulta costoso.
• Conserva los registros durante un mínimo de 5 años, conforme exige la legislación fiscal de los EAU.

Errores comunes que debe evitar

Preguntas frecuentes

Sources & references

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