Conformité des entreprises aux EAU : obligations annuelles et exigences réglementaires

Key facts

Renouvellement de la licence commerciale

Toute entité commerciale des EAU doit renouveler sa licence commerciale chaque année. La procédure varie entre les zones franches et les autorités du mainland, mais elle exige généralement un contrat de bail à jour (Ejari pour le mainland), le paiement des frais de renouvellement et la transmission d'informations actualisées sur les actionnaires et la direction. Un renouvellement tardif déclenche des amendes et peut conduire à la suspension de la licence.

• Engagez la procédure de renouvellement au moins 30 jours avant l'expiration.
• Assurez-vous que votre bail de bureau ou votre Ejari est en cours de validité — la plupart des autorités en exigent la preuve.
• Les renouvellements en zone franche s'effectuent généralement via le portail en ligne de la zone.
• Les renouvellements au mainland passent par le Department of Economic Development (DED).

Déclaration du bénéficiaire effectif ultime (UBO)

Toutes les sociétés des EAU doivent déclarer leurs bénéficiaires effectifs ultimes (UBO) — les personnes physiques qui, en dernier ressort, détiennent ou contrôlent l'entité. Cette obligation s'applique aussi bien aux sociétés du mainland qu'à celles des zones franches et s'inscrit dans le dispositif de lutte contre le blanchiment de capitaux des EAU.

• Les UBO doivent être des personnes physiques, et non des entités juridiques.
• Toute modification de la structure de détention doit être déclarée sans délai.
• Le non-respect peut entraîner des amendes et la suspension de la licence.
• La déclaration est généralement déposée lors du renouvellement de la licence.

Economic Substance Regulations (ESR)

Les sociétés exerçant des « activités concernées » — notamment la banque, l'assurance, la gestion de fonds, le crédit-bail et le financement, les activités de siège, le transport maritime, les sociétés holding, la propriété intellectuelle et les activités de centre de distribution ou de services — doivent démontrer une substance économique adéquate aux EAU. Cela suppose des salariés qualifiés, des locaux adéquats et l'exercice aux EAU des activités principales génératrices de revenus.

• Déposez une notification ESR annuelle dans les 6 mois suivant la clôture de l'exercice.
• Soumettez un rapport ESR complet dans les 12 mois si vous exercez des activités concernées.
• Pénalité pour défaut de dépôt la première année : AED 20,000 ; la deuxième année : AED 50,000.
• Les sociétés holding sont soumises à des exigences de substance réduites.

Gestion des visas et de la carte d'établissement

Le quota de visas de votre société est lié à votre espace de bureau et à votre type de licence. La gestion des visas — visas employés, visas investisseur et visas de personnes à charge — exige une planification rigoureuse. Les cartes d'établissement doivent être renouvelées en même temps que la licence commerciale.

• Les quotas de visas varient : les zones franches allouent selon la taille du poste de travail ou du bureau ; le mainland selon la surface de bureau.
• Annulez les visas sans délai lorsque des employés quittent l'entreprise, afin d'éviter une responsabilité continue.
• Le renouvellement de la carte d'établissement est obligatoire pour les sociétés du mainland.
• Les amendes d'immigration pour dépassement de séjour ou visas mal gérés peuvent être substantielles.

Audit et information financière

Les obligations d'audit varient selon les juridictions des EAU. De nombreuses zones franches exigent des états financiers annuels audités dans le cadre du renouvellement de la licence. Les sociétés du mainland peuvent avoir besoin d'états financiers audités selon leur forme juridique et leur chiffre d'affaires. Les obligations d'impôt sur les sociétés (Corporate Tax) introduites en 2023 ont accru l'importance d'une tenue rigoureuse des registres financiers.

• JAFZA, DMCC et la plupart des entités ADGM exigent des états financiers annuels audités.
• Les LLC du mainland dépassant certains seuils de chiffre d'affaires peuvent devoir se soumettre à un audit.
• Tenez une comptabilité rigoureuse dès le premier jour — une reconstitution rétroactive est coûteuse.
• Conservez les registres pendant au minimum 5 ans, comme l'exige la législation fiscale des EAU.

Erreurs courantes à éviter

Questions fréquentes

Sources & references

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