Compliance aziendale negli EAU: obblighi annuali e requisiti regolamentari

Key facts

Rinnovo della licenza commerciale

Ogni entità aziendale degli EAU deve rinnovare annualmente la propria licenza commerciale. La procedura varia tra le zone franche e le autorità della mainland, ma in genere richiede contratti di locazione aggiornati (Ejari per la mainland), il pagamento delle tasse di rinnovo e la trasmissione di informazioni aggiornate su soci e organi di gestione. Il rinnovo tardivo comporta sanzioni e può condurre alla sospensione della licenza.

• Avvii la procedura di rinnovo almeno 30 giorni prima della scadenza.
• Verifichi che il contratto di locazione dell'ufficio o l'Ejari sia in corso di validità — la maggior parte delle autorità ne richiede la prova.
• I rinnovi in zona franca sono di norma gestiti tramite il portale online della zona.
• I rinnovi della mainland passano attraverso il Department of Economic Development (DED).

Dichiarazione dell'Ultimate Beneficial Owner (UBO)

Tutte le società degli EAU devono dichiarare i propri Ultimate Beneficial Owner — le persone fisiche che in ultima istanza possiedono o controllano l'entità. Questo requisito si applica sia alle società della mainland sia a quelle di zona franca e rientra nel quadro antiriciclaggio degli EAU.

• Gli UBO devono essere persone fisiche, non entità societarie.
• Le modifiche dell'assetto proprietario devono essere comunicate tempestivamente.
• L'inadempimento può comportare sanzioni e la sospensione della licenza.
• La dichiarazione viene di norma presentata in occasione del rinnovo della licenza.

Economic Substance Regulations (ESR)

Le società che svolgono «relevant activities» — tra cui attività bancaria, assicurativa, gestione di fondi, leasing finanziario, sede centrale, trasporto marittimo, holding, proprietà intellettuale e attività di centro di distribuzione/servizi — devono dimostrare un'adeguata sostanza economica negli EAU. Ciò significa disporre di dipendenti qualificati e di locali adeguati, e svolgere negli EAU le principali attività generatrici di reddito.

• Depositi una notifica ESR annuale entro 6 mesi dalla chiusura dell'esercizio finanziario.
• Presenti un report ESR completo entro 12 mesi se svolge relevant activities.
• Sanzione per omesso deposito al primo anno: AED 20,000; al secondo anno: AED 50,000.
• Le holding sono soggette a requisiti di sostanza ridotti.

Gestione dei visti e dell'establishment card

La quota di visti della Sua azienda è legata agli spazi ufficio e al tipo di licenza. La gestione dei visti — inclusi i visti per dipendenti, i visti investitore e i visti per familiari a carico — richiede un'attenta pianificazione. Le establishment card devono essere rinnovate contestualmente alla licenza commerciale.

• Le quote di visti variano: le zone franche le assegnano in base alla postazione o alla dimensione dell'ufficio; la mainland in base alla superficie dell'ufficio.
• Cancelli tempestivamente i visti quando i dipendenti lasciano l'azienda, per evitare responsabilità continuative.
• Il rinnovo dell'establishment card è obbligatorio per le società della mainland.
• Le sanzioni in materia di immigrazione per visti scaduti o non gestiti possono essere rilevanti.

Revisione contabile e informativa finanziaria

Gli obblighi di revisione contabile variano tra le giurisdizioni degli EAU. Molte zone franche richiedono bilanci annuali sottoposti a revisione nell'ambito del rinnovo della licenza. Le società della mainland possono aver bisogno di bilanci sottoposti a revisione a seconda della loro forma giuridica e del fatturato. Gli obblighi di Corporate Tax introdotti nel 2023 hanno accresciuto l'importanza di tenere una corretta documentazione contabile.

• JAFZA, DMCC e la maggior parte delle entità ADGM richiedono bilanci annuali sottoposti a revisione.
• Le LLC della mainland che superano determinate soglie di fatturato possono essere soggette a revisione.
• Tenga una contabilità corretta fin dal primo giorno — ricostruirla a posteriori è oneroso.
• Conservi la documentazione per almeno 5 anni, come richiesto dalla normativa fiscale degli EAU.

Errori comuni da evitare

Domande frequenti

Sources & references

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